Strašák harmonogram

Harmonogram

jo, toto je velké téma. Přiznejme si, že ne každý má správné buňky k sestavení pořádného harmonogramu. Co to vlastně je, ten svatební harmonogram?

Harmonogram, nebo jinak časový plán, rozpis, grafikon, pokud to někdo rád v grafech. Slouží k přehlednému rozvržení, či chcete-li harmonii, nějakého sledu událostí. Ale nebudu tady rozebírat odborné názvy, spíše chci pomoci, jak na něj, aby vám to ulehčilo práci.

Při sestavování plánu - harmonogramu, je dobré si nejdříve představit celou událost (akci, event, svatbu, aj.). Jako první bych opravdu volila si to nejdříve srovnat s představami v hlavě a na chvíli vplout do té samotné akce, jako kdyby už probíhala a vy jste zrovna její součástí. Tento postup alespoň pomáhá mně.

Myšlenkové mapy

Někomu mohou pomoci takzvané myšlenkové mapy, i já je občas využívám, pokud se jedná o opravdu hodně náročnou akci. Tak aby vše mělo hlavu a patu, v takové mapě se rozhodně neztratíte. Pomůže vám to v orientaci a abyste na nic nezapomněli.

Tak jo, máme představu akce, ale musíte být o krok dopředu a vědět, že pokud mají hosté dorazit v 11 hodin, pak je třeba mít rezervu několika hodin pro přípravy předem. Sice je prima, že víte, v kolik chcete zahájit, ale to opravdu nestačí. Před akcí si vše řádně překontrolujte, měli byste myslet na to, že catering nepostaví své stoly a stany za hodinku, tu a tam někdo potřebuje kafe, nebo na záchod. 

Catering své stany nepostaví za hodinku.

Dekorace, samozřejmě závisí na tom, jaké, ale ty si také zaslouží velkou péči, neboť prostředí, ve kterém hosté budou trávit čas, si zafixují nejen ve své lidské paměti, ale i v paměti telefonů. 

Takový DJ mívá zpoždění, věřte mi, mají to asi jako rituál :-) , ale bez nich by to nešlo, že. Dejte jim proto raději více času a řekněte jim, aby dorazili ještě předtím, co vskutku máte v plánu, tj. pokud s ním počítáte na 10 hodinu, domluvte se na 9:30 a máte větší jistotu, že ho tam v 10 budete mít. 

A to samé platí i pro případné účinkující, tanečníky aj. Jsou to umělci a ti mívají jinou představu o čase, jsou prostě "jinde" :-) .

V harmonogramu je dobré si psát i menší "pod-body", třeba kurzívou, nebo jinak barevně, aby se to oddělilo od hlavních bodů. Tím myslím, přesný postup, co má nastat. Uvedu příklad:

• 10:45 - DJ pouští hudbu do pozadí, catering připraven s welcome drinky - zde víte, že máte popohnat všechny pracovníky na svá místa, raději dříve, neboť někteří hosté jsou nedočkaví a chodí dříve
• 11:00 příchod hostů
• 11:45 - příprava tanečníka k vystoupení, DJ příprava hudby
• 12:00 Taneční vystoupení

Harmonogramy lze sestavovat zajisté i pro samotnou přípravu, třeba svatby, tam je třeba si představit svatbu jako takovou a každý detail si zapsat. Uvedu zase příklad:

Slavobrána, představuji si dřevěnou, hranatou, po stranách květiny, omotaná tylem. 

Přidat třeba i návrhy obrázků, pro jasnější představu. K němu připsat, kdy se nejpozději musí pořídit konkrétní potřeby/zboží/materiály/dodavatelé. Připsat kontakty, kdy je máme kontaktovat, přes koho kontakt je, pokud byl předán od někoho z vašich známých a mělo by to v objednávce třeba zaznít.

1) zařídit slavobránu:

• Sehnat dřevěnou - dodavatel xxx, podívat se i na bazárky.
• Kontakty, ceny:
• Dekorace: kontakty, ceny, nebo seženu sama? - podívat se kde
• Květiny, tyl, nářadí na případné upevnění - potřebuji, nebo mi někdo pomůže?
• Kde jsem našla a cena:
• Zvládnu to sama nainstalovat? - kdo by uměl pomoci?
• Deadline: 25.5.2015 (svatba v červenci)

Tož takto pro představu moji milí. Pokud byste si nevěděli rady, jsem tu pro vás a ráda pomohu. Neváhejte napsat, zavolat.

Hezký zbytek dne přeji.

Vaše Stacy

Stacy Farská - SF EVENT CZ, www.sfevent.cz, sfeventcz@gmail.com, 728526054